Indesign操作技巧——數(shù)據(jù)合并

在編排一些有著相似板式的項目，如席卡、工作證、通訊錄時，數(shù)據(jù)合并是可以節(jié)約時間的好幫手。

首先我們要明確項目中需要修改的變量有哪些，以席卡為例，通常需要更改的只有與會人員的姓名。

1）準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源 將要導(dǎo)入的名單整理成符合規(guī)范的EXCEL。具體來說由于席卡只有一項需要更換的變量，所以EXCEL文件里也只需要一列數(shù)據(jù)。第一個單元格名稱隨意起，為了操作考慮可以直接命名為“姓名”，從第二個單元格起就要導(dǎo)入具體的姓名。要注意姓名之間不要有空行，字體最好也不要有特殊的格式。第一個單元格的名稱必須簡練，否則后期數(shù)據(jù)置入時容易產(chǎn)生文本溢出的麻煩。整理完導(dǎo)出名單后，EXCEL里選擇文件—>另存為—>UNICO 文本格式。

2 ）制作InDesign樣板 在INDESIGN里新建文件，頁數(shù)選擇一頁，頁面大小按照實際需要調(diào)整。將席卡的背景置入，拖動并放置在整個頁面的左上角。接下來做個字符模板，設(shè)置好字體的類型、大小、色彩、是否描邊等等，字符框和席卡背景等寬更好，可以減少后期的調(diào)整。

3 ）大批制作 在INDESIGN里選擇窗口—>自動（新版本為實用程序）—>數(shù)據(jù)合并，點擊新窗口右上角的小三角，選擇“選擇數(shù)據(jù)源”，選定之前保存的姓名文本文件。數(shù)據(jù)源選擇成功后會在新窗口中的列表里顯示出來，這時刪除文字框模板里的文字，將數(shù)據(jù)源拖動到文本框上，會顯示出<<名單>>的字樣，說明導(dǎo)入成功了。再點擊窗口右下角的創(chuàng)建合并文檔，選擇多個頁面，根據(jù)需要進(jìn)行一系列的參數(shù)設(shè)置，主要包括新生成的每個席卡之間的位置、是否每個頁面顯示一張還是多個席卡排在一個頁面上等等，設(shè)置完畢后點擊“生成”即可。

4）調(diào)整輸出 由于姓名中經(jīng)常出現(xiàn)生僻漢字，生成文檔后還要調(diào)整一下這些文字的字體或者直接進(jìn)行拼字。全部調(diào)整完畢后，將文件導(dǎo)出為EPS或PDF格式，方便后續(xù)的印廠制作。此外還有一個關(guān)于描邊的技巧，由于InDesign的特點，直接對姓名進(jìn)行描邊處理的話，得到的邊框會比較生硬，轉(zhuǎn)角處都是尖角。如果想要柔和一點的效果，可以先不在InDesign里選擇描邊，等導(dǎo)成EPS格式后，再用AI打開文件，將所有姓名文本框選中后執(zhí)行“路徑偏移”命令，即可得到柔和的效果。

5）可能遇到的問題 如果最終沒有成功輸出想要的文件，那就要積極尋找錯誤。最常見的錯誤是文本溢流，多發(fā)生于姓名較長的場合，這時只要找到對應(yīng)的頁數(shù)，直接修改本頁內(nèi)容即可。還有時會遇到輸出文件格式錯誤，比如模板的文字明明是居中對齊，但到了輸出文件里變成了左對齊等等；這可能是Excel在生成Unico文本時出現(xiàn)的隱患，可以通過去除Excel文件里內(nèi)容的所有格式、重新生成Unico文本來嘗試解決。

實際工作中根據(jù)需要完全可以在一個模板里設(shè)定多個文字變量。而且不僅僅是文字，圖片也同樣可行，與文字不同的是在整理數(shù)據(jù)源時第一個單元格開頭必須加上“@”，同時留意圖片的路徑位置。