文檔加密和限制編輯功能的使用方法

1、標記為最終狀態(tài)

標記為最終狀態(tài)可以令Word文檔標記為只讀模式，Office在打開一個已經(jīng)標記為最終狀態(tài)的文檔時將自動禁用所有編輯功能。不過標記為最終狀態(tài)并不是一個安全功能，任何人都可以以相同的方式取消文檔的最終狀態(tài)。特別是Word 2010，在打開標記為最終狀態(tài)的文檔時會在窗口頂部醒目地提示文檔已經(jīng)被標記為最終狀態(tài)并顯示“仍然編輯”按鈕。因此，標記為最終狀態(tài)只適合糊弄菜鳥以及防止用戶無意的按鍵對文檔進行不經(jīng)意的修改，并不適合保護重要的文檔。而且，在Word 2007/2010中標記為最終狀態(tài)的文檔，在Office2003中依然可以直接編輯，因為 Word 2003沒有標記為最終狀態(tài)功能。

2、用密碼進行加密

用密碼進行加密就是對Office文檔設置密碼保護，這是一個在早期版本Office中便已流行的保護功能。但密碼保護功能最大的問題就是用戶自己也容易忘記密碼。一旦忘記密碼，只能使用Advanced Office Password Recovery等第三方工具進行密碼破解，有可能會損壞文檔。

3、限制編輯

限制編輯功能提供了三個選項：格式設置限制、編輯限制、啟動強制保護。格式設置限制可以有選擇地限制格式編輯選項，我們可以點擊其下方的“設置”進行格式選項自定義;編輯限制可以有選擇地限制文檔編輯類型，包括“修訂”、“批注”、“填寫窗體”以及“不允許任何更改(只讀)“，假如我們制作一份表格，只希望對方填寫指定的項目、不希望對方修改問題，就需要用到此功能，我們可以點擊其下方的“例外項(可選)”及“更多用戶”進行受限用戶自定義;啟動強制保護可以通過密碼保護或用戶身份驗證的方式保護文檔，此功能需要信息權限管理(IRM)的支持。

4、按人員限制權限

按人員限制權限可以通過WindowsLiveID或Windows用戶帳戶限制Office文檔的權限。我們可以選擇使用一組由企業(yè)頒發(fā)的管理憑據(jù)或手動設置“限制訪問”對Office文檔進行保護。此功能同樣需要信息權限管理(IRM)的支持。如需使用信息權限管理(IRM)，我們必須首先配置Windows Rights Management Services客戶端程序。此程序已經(jīng)包含于Windows7/Vista系統(tǒng)，WindowsXP系統(tǒng)需要單獨下載安裝。

5、添加數(shù)字簽名

添加數(shù)字簽名也是一項流行的安全保護功能。數(shù)字簽名以加密技術做為基礎，幫助減輕商業(yè)交易及文檔安全相關的風險。如需新建自己的數(shù)字簽名，我們必須首先獲取數(shù)字證書，這個證書將用于證明個人的身份，通常會從一個受信任的證書頒發(fā)機構(CA)獲得。如果我們沒有自己的數(shù)字證書，可以通過微軟合作伙伴OfficeMarketplace處獲取，或者直接在Office中插入簽名行或圖章簽名行。