Excel排序小技巧

一、擴展選區(qū)

如圖1所示拍好序列表

圖1

“但是排完以后，卻變成了這個樣子。數(shù)字排好了，姓名卻沒跟著數(shù)字變，姓名和序號全亂了?！?/p>

圖2

“出現(xiàn)這個問題，你一定是沒有擴展選區(qū)。通常在表格中選中某列數(shù)據(jù)進行排序時，會彈出這樣一個窗口”，如圖3所示。

圖3

一般默認選擇“擴展選定區(qū)域”再單擊 “排序”，就可以完成整體的排序?；蛘咴谂判蛑?，先選中整個數(shù)據(jù)區(qū)域，再點擊排序，也可以完成整體的排序，并且不會再彈出這個提醒窗口。

二、多列排序的主次關(guān)鍵字

我們在進行多列排序的時候，經(jīng)常會碰到這樣一類問題：如果有兩列數(shù)據(jù)都需要進行排序，我們怎么區(qū)分主次呢？如圖4所示，需要將下面這張表先按照“部門”排序，再按照“區(qū)域”排序。

圖4

這時候先不要直接點擊“升序”、“降序”按鈕，而是先單擊“排序”按鈕，如圖5所示。

圖5

打開之后，如圖6所示。

圖6

我們把需要設置的排序條件都添加進設置框內(nèi)，添加完一個條件之后，單擊“添加條件”就可以添加第2個條件，如圖7所示。

圖7

設置完成后單擊 “確定”，就可以得到一個先按“區(qū)域”排序，再按“部門”排序的表格，如圖8所示。

圖8

由于我們開始要做的是一個先按“部門”排序，再按“區(qū)域”排序的表格，想要達到這一效果，就需要變更主次關(guān)鍵字。怎么變更呢？只需單擊排序窗口的小三角即可，如圖9所示。

圖9

在這里我們選中“主要關(guān)鍵字”行，單擊“向下”箭頭，最后“確定”，就可以達到我們最初想要的排序效果。如圖10所示。

圖10

三、按顏色排序

“苗老師，我又碰到了個問題”，小白又發(fā)來了一張表，她說：“我有一些單元格標了黃色的底色，現(xiàn)在想把黃色的部分和沒有底色的分開要怎么辦？我復制插入都做了好久了。”

“排序呀，你這樣一條一條的復制插入，做到明天也做不完?！?/p>

“這個也能排序嗎？是要用函數(shù)嗎？”

“不用。其實這個功能就在排序里，只是你平時沒有留意?！?/p>

說著打開了她的表，如圖11所示。

圖11

在“數(shù)據(jù)”選項卡中，點擊“排序”，進入“排序”的設置框。由于我們的數(shù)據(jù)是有標題的，所以要勾上“數(shù)據(jù)包含標題”。接著把“排序依據(jù)”設置為“單元格顏色”，“次序”可以根據(jù)需求，選擇是先排有顏色的數(shù)據(jù)，還是無顏色的數(shù)據(jù)。這里我們設置將有顏色的單元格排在頂端。如圖12所示。

圖12

單擊“確定”之后，就可以把有顏色的單元格和無顏色的單元格分開了，如圖13所示

圖13

其實在“排序依據(jù)”里，還有其他的選項，比如按字體顏色排序等，大家下來可以自己試試。如圖14所示

圖14

四、自定義排序

其實，除了上述講到的排序外，還一個最容易被大家忽略的功能，就是“自定義排序”，它同樣被隱藏在“排序”的界面里。如圖15所示。

圖15

我們可以對數(shù)字排序，對文字排序，但如果我們需要對特定的內(nèi)容進行排序，怎么辦呢？例如各地分公司的列表，公司內(nèi)職位和領(lǐng)導的序列等，它們都有特定的順序，在平時的工作中又經(jīng)常需要被制作或排列。下圖是我們公司里的部門順序，假設它被打亂了，要怎么讓它恢復成正常的順序呢？

圖16

此時用普通的升序、降序肯定是辦不到的，所以這個序列需要我們自己來設置。我們在排序設置框中，點擊“自定義序列”，打開自定義序列的設置框，如圖17所示。

圖17

在“輸入序列”的區(qū)域中，制作我們需要的序列。比如我們要做一個部門的序列，在“輸入序列”的區(qū)域中，按照順序依次輸入部門名稱，每個部門名稱按回車鍵分隔。輸入完成后單擊“添加”，在左側(cè)的“自定義序列”中就會出現(xiàn)剛剛添加的序列。如圖18所示。

圖18

設置完成后，只需在排序設置框中，選擇“自定義序列”，點擊設置好的部門序列，數(shù)據(jù)就可以按照我們設置的順序進行排序了。如GIF19所示。

GIF19