去除重復(fù)項(xiàng)的常用技巧

1、刪除重復(fù)項(xiàng)

【刪除重復(fù)項(xiàng)】功能是Excel 2007版本以后新增的功能，因此適用于Excel 2007及其后續(xù)版本。

將活動(dòng)單元格定位在數(shù)據(jù)清單中，然后在功能區(qū)上依次單擊【數(shù)據(jù)】——【刪除重復(fù)項(xiàng)】，會(huì)出現(xiàn)【刪除重復(fù)項(xiàng)】對(duì)話框。

對(duì)話框中會(huì)要求用戶選擇重復(fù)數(shù)據(jù)所在的列(字段)。假定我們將“重復(fù)項(xiàng)”定義為所有字段的內(nèi)容都完全相同的記錄，那么在這里就要把所有列都勾選上。而如果只是把某列相同的記錄定義為重復(fù)項(xiàng)，例如文章開頭所提到的第二種場景情況，那么只需要勾選那一列字段即可。

在勾選所有列以后，單擊【確定】按鈕，就會(huì)自動(dòng)得到刪除重復(fù)項(xiàng)之后的數(shù)據(jù)清單，剔除的空白行會(huì)自動(dòng)由下方的數(shù)據(jù)行填補(bǔ)，但不會(huì)影響數(shù)據(jù)表以外的其他區(qū)域。效果如下圖所示：

2、高級(jí)篩選

在2007版出現(xiàn)以前，【高級(jí)篩選】功能一直是刪除重復(fù)項(xiàng)的利器。

將活動(dòng)單元格定位在數(shù)據(jù)清單中，然后在功能區(qū)上依次單擊【數(shù)據(jù)】——【高級(jí)】(2003版本中的操作路徑是【數(shù)據(jù)】——【篩選】——【高級(jí)篩選】)，會(huì)出現(xiàn)【高級(jí)篩選】對(duì)話框。

對(duì)話框中會(huì)要求用戶指定列表區(qū)域，就是數(shù)據(jù)清單所在的單元格區(qū)域，默認(rèn)情況下會(huì)自動(dòng)生成。篩選方式上一般選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”，以方便刪除重復(fù)項(xiàng)以后的處理操作。指定這種方式以后，對(duì)話框中會(huì)要求用戶指定“復(fù)制到”哪里，也就是刪除重復(fù)項(xiàng)以后的數(shù)據(jù)清單放置位置，用戶指定其左上角單元格的位置即可，在這個(gè)例子中我們?cè)O(shè)定為E1單元格。最后一項(xiàng)也是刪除重復(fù)項(xiàng)最關(guān)鍵的一個(gè)選項(xiàng)必須勾選：【選擇不重復(fù)的記錄】。如下圖所示：

單擊【確定】按鈕以后，就會(huì)在E1單元格開始的區(qū)域中生成剔除重復(fù)項(xiàng)以后的另一份數(shù)據(jù)清單，效果如下圖所示：

假定按照第二種場景的方式來定義重復(fù)項(xiàng)，就是需要?jiǎng)h除所有【姓名】字段內(nèi)容重復(fù)的記錄，可以這樣操作：

在數(shù)據(jù)清單中，選中【姓名】字段所在的區(qū)域A1:A12單元格，然后在功能區(qū)上依次單擊【數(shù)據(jù)】——【高級(jí)】(2003版本中的操作路徑是【數(shù)據(jù)】——【篩選】——【高級(jí)篩選】)，會(huì)出現(xiàn)【高級(jí)篩選】對(duì)話框。篩選方式選擇“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”，【選擇不重復(fù)的記錄】復(fù)選框同樣必須勾選，如下圖所示：

選擇【在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果】的方式，使得對(duì)A列不重復(fù)項(xiàng)的篩選結(jié)果能夠同時(shí)影響到其他字段上。單擊【確定】按鈕后，篩選結(jié)果如下圖所示。將這個(gè)篩選的結(jié)果復(fù)制粘貼出來，就等到一份剔除姓名字段重復(fù)項(xiàng)以后的新清單。需要補(bǔ)充的一點(diǎn)是，對(duì)于姓名字段相同的記錄，這樣的剔除操作過后，保留的是最先出現(xiàn)的記錄。例如在第七行和第十二行兩個(gè)“吳凡”之間，Excel保留的是最先出現(xiàn)的第七行記錄，而剔除了后面的第十二行記錄。

3、使用公式

如果會(huì)一點(diǎn)函數(shù)公式，那么用函數(shù)公式配合篩選的方式來操作會(huì)更靈活多變一些，可以適應(yīng)更多復(fù)雜條件。

在D列增加一個(gè)輔助公式，在D2單元格中輸入公式：=A2&B2&C2，然后向下復(fù)制填充，生成的一列公式結(jié)果是將各條記錄中的三個(gè)字段內(nèi)容合并在一個(gè)單元格中。然后在E列再增加一個(gè)輔助公式，在E2單元格中輸入公式：=COUNTIF(D2:D$12,D2)，特別注意公式中絕對(duì)引用符號(hào)$的使用位置。將公式向下復(fù)制填充，得到下面圖中所示的結(jié)果：

COUNTIF函數(shù)的作用是統(tǒng)計(jì)某個(gè)區(qū)間內(nèi)，與查詢值相同的數(shù)據(jù)的個(gè)數(shù)，上面那個(gè)公式中的D2:D$12這種絕對(duì)引用和相對(duì)引用相組合的方式就可以在公式向下復(fù)制的過程中形成一個(gè)隨位置變化的動(dòng)態(tài)區(qū)域，使得COUNTIF函數(shù)每次都只跟自己下方的區(qū)域中的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，而不會(huì)牽涉到上方的數(shù)據(jù)。因此在第三行的時(shí)候，會(huì)找到2條與“李明28研發(fā)部”相同的記錄，而到了第五行的時(shí)候，就只找到了一條匹配記錄。

通過這個(gè)公式結(jié)果可以發(fā)現(xiàn)，所有E列運(yùn)算結(jié)果大于等于2的記錄(如果有更多的重復(fù)，結(jié)果會(huì)大于2)就是我們需要剔除的重復(fù)項(xiàng)。這個(gè)時(shí)候，使用自動(dòng)篩選功能，在E列篩選出大于1所在的行，然后刪除整行，再恢復(fù)到非篩選狀態(tài)，就能得到最后所需的清單，如下圖所示：

在上面的操作中之所以要將三個(gè)字段內(nèi)容合并在一起，是因?yàn)槲覀冊(cè)诘谝粋€(gè)場景中將“重復(fù)項(xiàng)”定義為所有字段內(nèi)容都相同，因此將這三個(gè)字段的內(nèi)容同時(shí)合并在一起進(jìn)行比較，相當(dāng)于邏輯運(yùn)算中的”與“運(yùn)算。假設(shè)需要按照第二場景中的定義來進(jìn)行剔除操作，就不再需要D列這個(gè)過渡公式，而是可以直接以A列作為COUNTIF函數(shù)的對(duì)比區(qū)域，可以使用公式：=COUNTIF(A2:A$12,A2) 就可以實(shí)現(xiàn)相同的效果。需要補(bǔ)充說明的是，這個(gè)方法在剔除操作后，所保留下來的記錄是重復(fù)記錄中最晚出現(xiàn)的那條記錄。

同樣是第一場景，也可以用一個(gè)稍微復(fù)雜一些的公式來替代D、E兩列的公式：=SUMPRODUCT(1*(A2&B2&C2=A2:A$12&B2:B$12&C2:C$12)) 公式的原理與前面相同。