Excel 2007中函數(shù)公式的使用技巧

在Excel 2007中，當(dāng)我們輸入函數(shù)式的前導(dǎo)符——“=”及函數(shù)名稱前面幾個字母時，系統(tǒng)會自動列出類似的函數(shù)，就像輸入法那樣的記憶式窗口一樣，供操作者直接選擇輸入，既提高了函數(shù)的輸入速度，又保證了函數(shù)輸入的準(zhǔn)確性。

例如在用“DAYS360()”函數(shù)計算職工“計息日期”時，輸入“=”和函數(shù)前幾個字母時，系統(tǒng)會在單元格下方顯示一個與這些字母匹配的有效函數(shù)的動態(tài)下拉列表，單擊下拉列表中的函數(shù)，系統(tǒng)會給出相應(yīng)的函數(shù)說明，如圖1所示。

圖1 函數(shù)記憶式輸入

雙擊下拉列表中的函數(shù)名即可插入函數(shù)，并且系統(tǒng)會給出相應(yīng)的參數(shù)提示，如圖2所示。

圖2 利用函數(shù)跟隨插入函數(shù)

如果您不知道應(yīng)該用哪個函數(shù)，或者不知道某個函數(shù)該如何使用也沒有關(guān)系，可以按如下步驟插入所需的函數(shù)：

(1)首先選中需要應(yīng)用函數(shù)進行計算的單元格。

(2)打開“公式”選項卡，單擊“函數(shù)庫”選項組中的【插入函數(shù)】按鈕，打開“插入函數(shù)”對話框。

(3)在“搜索函數(shù)”文本框中用自然語言簡單地描述需要進行的操作，然后單擊【轉(zhuǎn)到】按鈕。這時，在“選擇函數(shù)”列表框中會列出符合搜索條件的推薦函數(shù)。單擊“選擇函數(shù)”列表框中的函數(shù)名稱，即可在對話框的底部出現(xiàn)該函數(shù)的詳細(xì)解釋，如圖3所示。

圖3 “插入函數(shù)”對話框

(4)選擇需要的函數(shù)后，單擊【確定】按鈕，Excel將打開“函數(shù)參考”對話框提示您該函數(shù)有多少參數(shù)，在任意一個參數(shù)列表框中單擊，系統(tǒng)會給出該參數(shù)所代表的含義，這樣，您就可以在系統(tǒng)地提示下輸入?yún)?shù)了。如圖4所示。

圖4 “函數(shù)參考”對話框

如圖3所示，當(dāng)向F3單元格插入函數(shù)后，還需要將函數(shù)填充或復(fù)制到此列中的其他單元格中，當(dāng)工作表中含有大量數(shù)據(jù)時，拖拽填充柄總是找不到末尾，如圖5所示。

圖5 用填充柄填充公式

Microsoft Excel 2007為我們很好地解決了這個問題，我們只需要輸入一次公式，即可將公式應(yīng)用于所在的整個列，操作步驟如下：

(1)單擊A2單元格將其選中，按下組合鍵【Ctrl】+【Shift】+【End】，選中全部的數(shù)據(jù)信息。

(2)打開“開始”選項卡，打開“樣式”選項組中的“套用表格格式”下拉列表，如圖6所示。

圖6 預(yù)覽表格格式

(3)單擊其中一種表格格式將所選區(qū)域轉(zhuǎn)換為表格并且應(yīng)用選定的表格格式。隨即打開“套用表格式”對話框。選中“表包含標(biāo)題”選項，如圖7所示。

圖7 “套用表格式”對話框

(4)單擊【確定】按鈕，將所選數(shù)據(jù)區(qū)域轉(zhuǎn)換為表格。

(5)這時，在F2單元格插入公式后，Excel將把公式應(yīng)用于表格的整個列，隨即會出現(xiàn)“自動更正選項”智能標(biāo)記，可以撤銷或保留計算列，如圖8所示。

圖8 利用“計算列”將公式應(yīng)用于表的整個列

如果想查看某個部門員工的集資人數(shù)或者集資總額，我們不必插入函數(shù)來對其進行計算，只需通過狀態(tài)欄為我們提供的信息即可快速獲取需要的數(shù)據(jù)，步驟如下：

(1)在狀態(tài)欄位置上單擊鼠標(biāo)右鍵，在隨即打開的快捷菜單中，選中【計數(shù)】和【求和】復(fù)選項。

(2)選中需要進行統(tǒng)計的單元格即可在狀態(tài)欄中輕松獲取所需信息，如圖9所示。

圖9 從狀態(tài)欄中獲取統(tǒng)計信息

因為在Excel文檔中保存了大量數(shù)據(jù)，瀏覽起來可能就會變得不是十分方便了，所以很多朋友都會比較習(xí)慣地對Excel表格中的列標(biāo)題進行“凍結(jié)”，這樣在滾動瀏覽數(shù)據(jù)時，可以讓數(shù)據(jù)和標(biāo)題對照在一起。

在Excel 2007中，這樣的操作完全可以省略了，因為Excel 2007表格的標(biāo)題可以自動轉(zhuǎn)換為工作表的列標(biāo)題，如圖7所示，您只要在表格的任意位置處單擊，然后拖動工作表中的垂直滾動條就可以在瀏覽中始終看到表格的標(biāo)題了，如圖10所示。

圖10 表標(biāo)題轉(zhuǎn)換為工作表列標(biāo)題