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如何利用Office 2013的郵件合并功能制作帶照片的文檔

提問人:周麗平發(fā)布時間:2021-09-03

一、準(zhǔn)備工作

有大量相同格式的文檔,變動部分很有規(guī)律時,才考慮使用郵件合并功能。

制作帶照片的證書等文檔,需要準(zhǔn)備:

1、每個學(xué)生的照片(照片名稱為學(xué)生姓名,大小等格式最好一致);

2、數(shù)據(jù)源EXCEL文檔(存放學(xué)生信息和照片信息);

3、WORD主文檔(出入證樣本);以上文件存放在同一目錄中。

二、插入圖片的操作方法

郵件合并僅插入文字域,操作相對簡單,此處略過(可參閱Word 2013郵件合并功能的使用方法一文)。

數(shù)據(jù)源文件示例:

image.png

主文檔文件示例:

image.png

插入圖片的操作方法:

1、光標(biāo)定位到需要插入照片的位置,依次選擇:插入、文檔部件、域,從域列表選擇“IncludePictrue”,在文件名中隨意輸入1個字母或數(shù)字,比如“a”,確定。

2、點擊照片顯示位置,按“SHIFT+F9”組合鍵將顯示域代碼,選中英文引號中的“a”,依次選擇:郵件、插入合并域、“照片名”(示例文件照片名稱字段名),如果不顯示圖片可按“F9”刷新域即會顯示域結(jié)果。

合并后的效果圖:

image.png

三、常見問題探討

1、為什么三類文件要存放在同一目錄?

首先是方便,可以拷貝到任意目錄下運行;其次,如果不存放在同一目錄或者要引用其他目錄下的文件,EXCEL輸入路徑信息比較麻煩,比如常用目錄格式中的“\”必須用“\\”代替,如{IncludePictrue “d:\\照片\\{MergeField “照片名”}” \* MERGEFORMAT};再次,域代碼的大括號“{}”,必須使用通過插入域的方式或快捷鍵“CTRL+F9”插入,直接通過鍵盤輸入是無效的。

2、合并到新文檔后,為什么不顯示圖片或只顯示一個相同的圖片?

對新文檔進(jìn)行全選(快捷鍵“CTRL+A”),再按F9刷新域。

如果確定操作方法正確,合并后的文檔中照片仍然不能正確顯示,請將“照片名”中的地址修改為絕對路徑,如:“d:\\照片\\001.jpg”,在EXCEL文件中還是比較容易操作的(數(shù)據(jù)源示例文件中有公式示例)。

3、圖片大小和位置問題

圖片如需靈活定位,可插入一個文本框,去掉邊框等屬性,將圖片放置到文本框中。示例中要求圖片像素大小一致,就是為了避免大小不一致問題。

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