妙用Excel數(shù)據(jù)透視表制作銷售報表的方法
1、使用Excel 2010打開需要進行分析匯總的訂單記錄表后,將鼠標定位到數(shù)據(jù)表格的任意單元格中,然后切換到“插入”選項卡,并在“表格”選項組中單擊“數(shù)據(jù)透視表”下三角按鈕,在隨即打開的下拉列表中執(zhí)行【數(shù)據(jù)透視表】命令,打開“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框,如圖1所示。
圖1 數(shù)據(jù)透視表命令
2、在對話框的“請選擇要分析的數(shù)據(jù)”區(qū)域中,確保選中“選擇一個表或區(qū)域”單選按鈕,在“表/區(qū)域”文本框中輸入需要進行分析的數(shù)據(jù)范圍(一般情況下,系統(tǒng)會自動選擇與當前光標所在單元格連續(xù)的數(shù)據(jù)區(qū)域或表格,此處為整個表格),在“選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置”區(qū)域中確定放置數(shù)據(jù)透視表的位置,新工作表或現(xiàn)有工作表。本文選擇“新工作表”,如圖2所示。
圖2 選定數(shù)據(jù)區(qū)域
3、單擊【確定】按鈕,關(guān)閉對話框后,系統(tǒng)便會在一個新工作表中插入一個空白的數(shù)據(jù)透視表,如圖3所示。
圖3 空白的數(shù)據(jù)透視表
4、利用右側(cè)的“數(shù)據(jù)透視表字段列表”任務(wù)窗格,可根據(jù)需要向當前的數(shù)據(jù)透視表中添加數(shù)據(jù)。如,將“選擇要添加到報表的字段”區(qū)域中的“日期”字段拖至下面的“列標簽”區(qū)域,將“圖書名稱”和“銷量(本)”字段分別拖至“行標簽”和“Σ數(shù)值”區(qū)域,如圖4所示。
圖4 添加字段
此時,數(shù)據(jù)透視表中將自動出現(xiàn)對應(yīng)的數(shù)據(jù),如圖5所示。
圖5 對應(yīng)的數(shù)據(jù)
由于小劉需要按年和季度來匯總各類圖書的銷量,所以需要對數(shù)據(jù)透視表中的“日期”字段進行分組。
5、在數(shù)據(jù)透視表中,選中列標簽中的任意一個日期,然后切換到“數(shù)據(jù)透視表工具”的“選項”上下文選項卡中,單擊“分組”選項組中的【將字段分組】按鈕,如圖6所示。
圖6 將字段分組
6、在隨即打開的“分組”對話框的“步長”區(qū)域,鼠標單擊,取消選擇默認的“月”,而選中“季度”和“年”,如圖7所示。
圖7 確定分組步長
7、單擊【確定】按鈕關(guān)閉對話框后,此時,便可在數(shù)據(jù)透視表中清晰地看到2010~2011兩年間每個季度的銷售情況,如圖8所示。
圖8 銷售情況
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