10個(gè)提升PPT幻燈片制作效率的方法

1、主題設(shè)置

不知道大家有沒(méi)有試過(guò)辛辛苦苦做的PPT，滿懷忐忑地發(fā)給別人，結(jié)果別人說(shuō)不喜歡你的顏色，讓你全部換一套。

可整整100多頁(yè)的PPT，逐頁(yè)去換分分鐘會(huì)換到懷疑人生!

要是你在一開(kāi)始制作幻燈片之前就設(shè)置好主題格式，那么后面的所有更改就方便很多了。

點(diǎn)擊菜單欄上的「設(shè)計(jì)」就會(huì)進(jìn)入到幻燈片格式設(shè)計(jì)窗口，在主題旁邊，有一個(gè)變體的選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊下方的三角形，展開(kāi)后就如上圖所示。

在這里，我們就可以對(duì)系統(tǒng)默認(rèn)的主題顏色、主題字體、主題效果以及背景樣式進(jìn)行設(shè)置。

一般來(lái)說(shuō)，都不建議大家使用系統(tǒng)提供的所有默認(rèn)的配色方案，大家可以到一些專業(yè)的配色網(wǎng)站去找配色。

挑選到自己喜歡，而且又跟主題合適的顏色之后，我們可以在變體那里進(jìn)行設(shè)置，將我們的顏色替換上去，自定義一種新的顏色風(fēng)格。

操作方法就是點(diǎn)擊菜單欄上的設(shè)計(jì)、找到變體選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊下三角形，然后選擇顏色，在最下面有個(gè)自定義顏色，點(diǎn)開(kāi)我們就可以對(duì)顏色進(jìn)行設(shè)置。

在進(jìn)行顏色設(shè)置的時(shí)候，由于在這里沒(méi)有「取色器」的功能。

所以我們可以先在幻燈片設(shè)計(jì)界面，插入一個(gè)形狀，然后用取色器把圖片上的顏色都給吸取過(guò)來(lái)，這樣顏色就會(huì)保存到最近使用顏色下面。

之后我們?cè)倩氐街黝}顏色設(shè)置的窗口，依次選擇最近使用的顏色下面的顏色，就可以更改系統(tǒng)的主題顏色了。如下圖所示

當(dāng)你把系統(tǒng)的主題顏色修改完成之后，回到幻燈片制作頁(yè)面，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)插入形狀的顏色、字體的顏色、背景、圖表都換了一個(gè)顏色。

這也就達(dá)到了我們修改默認(rèn)主題顏色的目的。之后你在使用顏色時(shí)候，只要顏色不超出你設(shè)置的主題顏色范圍，那么下次需要更改整套顏色的時(shí)候。

只需回到主題顏色設(shè)置界面，重新選擇一套顏色，就可以把整套幻燈片的顏色給修改過(guò)來(lái)，非常地方便與快捷。

關(guān)于系統(tǒng)默認(rèn)字體的設(shè)置也是同樣，那在這里就不再贅述了。

2、幻燈片母版
 

即便是使用了PPT多年的人，也有可能不知道幻燈片母版的用處。那幻燈片母版到底是做什么用的呢?

它可以幫助我們固定版式，方便之后的修改。

如果你每次都重新制作的話，那可能會(huì)出現(xiàn)上下兩頁(yè)的元素的位置不對(duì)稱、大小不均等、耗費(fèi)時(shí)間等情況。

但如果你在幻燈片母版預(yù)先把這些元素?cái)[好位置并保存，那么每次新建幻燈片的時(shí)候都選擇這一版式，就不用每次都重復(fù)擺放元素啦。

3、自定義菜單

為了節(jié)省界面空間，Office會(huì)自動(dòng)折疊一些功能按鈕，放在二級(jí)或三級(jí)菜單。但有些功能是我們進(jìn)行需要用到的，如果我們每次都要點(diǎn)擊幾次按鈕，才能找到，就比較耗費(fèi)時(shí)間了。

所以我們可以把一些我們常用的功能按鈕，添加到自定義菜單當(dāng)中，這樣我們下次使用的時(shí)候，就能直接觸發(fā)。

具體的操作方法是：把鼠標(biāo)放在菜單欄的左上方區(qū)域，鼠標(biāo)右鍵，選擇自定義快速訪問(wèn)工具欄。

之后我們可以在界面的左邊把一些常用的功能按鈕，比如說(shuō)橫向分布、垂直分布、置于頂層、置于底層這些添加到右邊。

這樣我們?cè)诓藛螜谏暇蜁?huì)顯示這些功能按鈕出來(lái)，下次再使用的時(shí)候就不用點(diǎn)擊那么多次才能找到這個(gè)功能啦。

4、快鍵鍵

使用快捷鍵也是提升幻燈片制作效率的一種方式，下面我總結(jié)了常用的幾種快捷鍵，大家可以看看。

5、設(shè)置為默認(rèn)形狀

辛辛苦苦繪制了一個(gè)形狀的各種特效，難道下次還要使用的時(shí)候再用格式刷刷?就算有格式刷，可逐個(gè)去刷也太浪費(fèi)時(shí)間了。

我們可以將設(shè)置的形狀，設(shè)置為默認(rèn)形狀，這樣我們下次再插入形狀的時(shí)候，就不需要重新設(shè)置，也不需要使用格式刷了。

操作的方法是鼠標(biāo)右鍵設(shè)置好的形狀，在彈出的對(duì)話框當(dāng)中，選擇設(shè)置為默認(rèn)形狀。

6、格式刷

雖然設(shè)置為默認(rèn)形狀之后就不不太需要用到格式刷，可格式刷依舊有它的用處，比如說(shuō)：你想從另一份PPT復(fù)制形狀格式過(guò)來(lái)。

格式刷可以復(fù)制形狀或文字的(陰影、顏色、邊框、發(fā)光、柔化邊緣等格式)但不會(huì)改變形狀的外形。

格式刷的使用方法是：?jiǎn)螕粢幌?，只能使用一次。?duì)它進(jìn)行雙擊，則可以讓鼠標(biāo)一直處于格式刷狀態(tài)，可以跨頁(yè)或跨幻燈片進(jìn)行使用。

下面我就來(lái)給大家看一個(gè)案例：

7、用SmartArt插入圖片

在菜單欄中打開(kāi)SmartArt圖表，我們可以看到里面有各式各樣的形狀組合，或者稱之為關(guān)系圖。

最下面有一個(gè)「圖片」選項(xiàng)，使用里面的形狀組合，可以幫助我們快速把圖片上傳。

8、一鍵替換

在菜單欄最右邊有一個(gè)「替換」工具按鈕，它可以幫我們替換幻燈片中某些字或者字體，而且是全篇幅地更改。

下次如果需要全部更換一種字體，就要記得使用這個(gè)替換工具啦。

9、自動(dòng)對(duì)齊工具

選擇一個(gè)元素，在菜單欄會(huì)出現(xiàn)一個(gè)「格式」按鈕，選中它，然后在右邊會(huì)出現(xiàn)「對(duì)齊」按鈕，在它下面有10種對(duì)齊方式。

使用這10種對(duì)齊方式，可以幫助我們實(shí)現(xiàn)元素的快速對(duì)齊。

10、一鍵刪除所有動(dòng)畫(huà)

有時(shí)候辛辛苦苦做了一大堆動(dòng)畫(huà)，老板突然說(shuō)要不全部動(dòng)畫(huà)刪掉，可你的PPT加起來(lái)也有100多頁(yè)，逐頁(yè)去刪除也太浪費(fèi)時(shí)間了。

其實(shí)在菜單欄中，選擇「幻燈片放映」，再選擇「設(shè)置幻燈片放映」，在放映設(shè)置那里，選擇放映時(shí)不加動(dòng)畫(huà)即可。